Largement déployé par les startups et les entreprises du monde du Numérique, le télétravail devient, dans ce contexte COVID-19, un enjeu majeur pour l’ensemble des entreprises françaises.
De nombreux articles circulent déjà sur le sujet, nous vous proposons d’en faire une synthèse au travers d’un dossier complet qui s’enrichira de vos commentaires et de nos ajouts au fil du temps.
Maman de 3 enfants et dirigeante en tant que COO de Creative Valley, le télétravail m’apporte beaucoup de liberté mais cela m’oblige également à adapter constamment ma capacité de concentration et la gestion de mon temps, surtout dans cette période de confinement…
1/La première chose que je peux vous recommander concerne la gestion de votre organisation. Organiser son planning personnel/ professionnel conjointement et le communiquer au reste de votre équipe. Il est capital que vos collègues, supérieurs ou collaborateurs soient tenus au courant de votre réelle capacité/ disponibilité chaque semaine et votre organisation.
Pour ceux qui sont dans une grande structure sans la possibilité de le communiquer à tous, vous pouvez utiliser votre agenda pour bloquer des créneaux pour vous et éviter ainsi d’être sur-sollicité. Ne pas hésiter à se mettre en statut « Ne pas déranger » ou se déconnecter complètement.
Pensez à « timeboxer » votre temps, imposer un objet à chacune des réunions voire même un temps précis par sujet.
La relation à distance vous oblige à être précis dans la définition des tâches qui vous sont affectées, n’hésitez pas à reformuler régulièrement vos objectifs et missions auprès de votre manager.
Un rituel comme un espace dédié aménagé spécialement pour l’occasion peuvent être utile pour vous permettre d’accélérer votre concentration et d’éviter d’être en « surchauffe ». Une pause créative peut être aussi un bon moyen de laisser son cerveau au repos quelques minutes. Gardez de la pâte à modeler ou des coloriages à coté de vous…
Mettez à profit ce travail à distance pour revoir la façon dont vous gérez votre temps en télétravail mais pourquoi pas anticiper mentalement l’organisation de vos journées, une fois revenu au bureau.
Si vous avez le sentiment d’être dépassé, listez l’ensemble de vos tâches pendant quelques jours voire une semaine et catégoriser-les pour comprendre comment et sur quoi vous passez le plus de temps. Partagez cela avec votre manager pour savoir si il n’a pas de solution pour vous soulager.
2/ Equipez-vous ainsi que votre équipe de la boite à outils numériques (Collaboration, Partage de documents etc.) Retrouvez ici l'article « Notre sélection d’outils numériques pour travailler à distance »: https://www.creative-valley.fr/post/notre-s%C3%A9lection-d-outils-num%C3%A9riques-pour-travailler-%C3%A0-distance
3/ Facilitez le partage et l’accès à votre travail et ce, de manière sécurisée.
Pour bien travailler à distance, il est essentiel que vos interlocuteurs puissent avoir accès à tous les documents nécessaires à votre collaboration. Pour cela, vous devez choisir un outil permettant de transférer ou de stocker simplement vos supports de travail : documents écrits, pdf, visuels, fichiers graphiques, vidéos, fichiers audios, etc.
Comment, à votre échelle, pouvez-vous sécuriser vos données ? De nombreuses fonctionnalités sont disponibles pour vous permettre de choisir qui a accès à quels fichiers et protéger vos travaux en cours (Droits de vos invités, Validation des fichiers des contributeurs requise, Protection du dossier par un mot de passe).
Si vous pensez être victime d’une cyber-attaque, rendez-vous sur le site https://www.cybermalveillance.gouv.fr/ qui a pour missions d'aider les entreprises, les particuliers et les collectivités victimes de cyber-malveillance, de les informer sur les menaces numériques et de leur donner les moyens de se défendre.
Retrouvez leurs conseils en cas de crise : https://www.cybermalveillance.gouv.fr/tous-nos-contenus/actualites/recommandations-securite-informatique-teletravail
4/ Tout l’enjeu du télétravail est de réussir à bien communiquer à distance. Le risque pour vous est de vous isoler. La communication avec ses collègues et son manager est primordiale.
Au-delà des outils, assurez-vous d’avoir un lien régulier par visio, téléphone, sms ou notification avec les personnes clés dans votre organisation.
La bonne idée est de se créer une matrice classant ainsi les acteurs de votre organisation/ projet par importance et influence . Une fois créée, définissez la fréquence des interactions que vous souhaitez avoir avec chacun de ces acteurs clés (incluant les réunions déjà planifiées). Cela pourra vous assurer de maintenir un lien avec les parties prenantes clés au sein votre environnement – au-delà de ceux avec qui vous avez naturellement déjà créé des liens (les décisionnaires , ceux qui détiennent les dernières informations ou ceux que vous devez tenir au courant car ils peuvent influencer une décision).
Faites attention à vous !
Les conditions de télétravail ne sont pas forcément idéales (une mauvaise assise, un mauvais éclairage, du bruit avec les enfants, etc.). N’oubliez pas qu’il est recommandé par exemple de travailler avec une souris et un écran d’ordinateur déporté plutôt qu’avec un ordinateur portable dépourvu de souris. Il ne faut pas non plus hésiter à mettre un coussin sur les chaises qui sont souvent basses pour se surélever un peu. L’idéal, quand on travaille, est d’avoir les coudes qui forment un angle droit avec la table.
Une vidéo conseil à découvrir pour améliorer votre posture, un sujet de Laure Closier : https://bfmbusiness.bfmtv.com/mediaplayer/video/happy-boulot-comment-rendre-votre-posture-de-teletravail-plus-ergonomique-par-laure-closier-1504-1239646.html
Carole Barkatz
COO Creative Valley
Si vous souhaitez rencontrer l'un de nos experts, contactez nous en cliquant sur ce lien: https://www.creative-valley.fr/contact
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